Memiliki online shop (olshop) bukan hanya soal memasarkan, tapi juga memantau perkembangan bisnis. Salah satu cara untuk mengetahui untung atau ruginya adalah melalui pembukuan online shop.
Pembukuan, atau sering disebut juga buku kas, merupakan proses mendokumentasikan transaksi harian. Hal ini nggak cuma diperlukan bisnis besar, tapi juga UMKM.
Sayangnya, pemula bisnis masih sering bingung membuat pembukuan. Jika kamu baru pertama kali punya olshop, membuat pembukuan cukup sederhana. Simak ulasan berikut ini.
Mengapa Harus Membuat Pembukuan Online Shop?
Dengan memiliki pembukuan, seller dapat dengan mudah mengawasi semua bentuk transaksi di olshop. Lebih lanjut, pembukuan berguna untuk:
- Memudahkan pengelolaan dana. Adanya catatan mendetail berisi transaksi pengeluaran dan pemasukan akan melindungi dana bisnis yang kamu alokasikan.
- Mengendalikan budget. Melihat catatan pembukuan akan membantumu menentukan biaya pengeluaran sekaligus memastikan sesuai tidaknya pengeluaran ini dengan tujuan usaha.
- Memudahkan dalam pembuatan rencana target penjualan, pengembalian modal, dan sebagainya.
- Mengetahui perkembangan bisnis setiap hari, setiap minggu, atau setiap bulan.
- Meminimalisir kecurangan yang mungkin dilakukan supplier/karyawan toko.
Jenis dan Contoh Pembukuan Online Shop
Setelah mengetahui pengertian dan kegunaan pembukuan sederhana untuk online shop, yuk ketahui jenis pembukuan dan contohnya supaya lebih paham!
1. Buku Pemesanan/Pemasukan
Sesuai namanya, pembukuan ini mencatat setiap pesanan yang kamu terima. Untuk pembukuan, masukkan poin-poin yang terdiri dari nama barang, pemesan, jumlah pesanan, harga barang, dan potongan harga (kalau ada).
Berikut ini contoh pembukuan toko baju Excel. Bisa disesuaikan dengan jenis produk kamu.
Catatan Pemasukan [Nama olshop] – April 2022
| No. | Tanggal Pemesanan | Nama Pembeli | Nama Barang | Jumlah Pesanan | Harga Jual per Barang | Potongan Ongkir/Diskon/dll. | Subtotal |
| 1 | 04/04/2022 | Delta | Piyama anak – motif | 2 | 50.000 | – | 100.000 |
| 2 | 05/04/2022 | Elsa | Outer sifon | 4 | 150.000 | 10.000 | 590.000 |
| dst. | |||||||
| Total | 690.000 | ||||||
Jika kamu jualan di lebih dari satu platform jualan online, kamu bisa membuat format yang sama di file yang berbeda. Simpan semua file di satu folder supaya mudah dicari.
2. Buku Pengeluaran
Selain mencatat pemasukan, pengeluaran rutin juga wajib dicatat dalam pembukuan.
Contoh pembukuan pengeluaran sederhana untuk toko baju online:
Pengeluaran April 2022
| No. | Tanggal | Bukti/No. Nota Pembelian | Jenis Pengeluaran | Jumlah | Harga Satuan | Subtotal |
| 1. | 01/04/2022 | Isi kuota internet | 1 | 200.000 | 200.000 | |
| 2. | 03/04/2022 | Beli dus packaging | 150 | 500 | 75.000 | |
| 3. | 05/04/2022 | Bayar listrik | – | 650.000 | 650.000 | |
| 4. | Belanja bahan baku | 50 | 15.000 | 750.000 | ||
| dst. | ||||||
| Total | 1.675.000 | |||||
3. Buku Stok
Mencatat stok barang juga tak kalah penting sebab berhubungan dengan buku pengeluaran. Pencatatan ini tak hanya bisa dilakukan seller level supplier atau reseller, tapi seller yang menjual produk sendiri.
Catatan stok akan membantu kamu update jumlah barang yang keluar (sold) dan yang masih tersedia. Selain itu, juga mengantisipasi stok yang kosong tiba-tiba.
Ini contoh pembukuan stok:
Catatan Stok Olshop Bella Attire
April 2022
| No. | Kode Barang/SKU | Nama Barang | Stok Awal | Harga Satuan | Terjual | Sisa/Stok Akhir |
| 1 | AB-001 | Outer panjang kekinian | 30 | 150.000 | 20 | 10 |
| 2 | C-001 | Celana jins washed off | 30 | 200.000 | 22 | 8 |
| dst. |
Cara Membuat Pembukuan Online Shop
Untuk membuat pembukuan online shop, ada tiga cara yang bisa diterapkan pebisnis baru atau UMKM.
1. Mencatat di jurnal
Cara ini merupakan yang paling mudah dilakukan, tapi tidak begitu efektif.
Caranya, kamu mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran secara manual di buku kas. Namun, mencatat manual cukup rentan terjadi error mengingat banyak yang harus dicatat sehingga kamu lelah dan melupakan detail lain.
2. Menggunakan Excel atau Google Sheets
Jika kamu menginstal Microsoft Excel di laptop atau PC, software ini sangat membantu dalam membuat pembukuan yang lebih rapi.
Dibandingkan mencatat manual, kamu nggak perlu mempersiapkan penggaris dan pensil/pulpen untuk membuat tabel dan menghitung dengan kalkulator.
Di Excel, cukup masukkan formula (rumus) yang akan menghitung otomatis. Sistem ini tentu lebih cepat. Selain itu, kamu juga bisa berbagi file dengan sesama pengguna Microsoft untuk membantu membuat pembukuan.
Jika Excel untuk online shop kamu belum cukup fleksibel, Sheets bisa jadi alternatif. Salah satu aplikasi Google ini menyimpan data secara online dan bisa diakses gratis baik di PC/laptop maupun hp.
Meski Sheets tidak memiliki fitur selengkap Excel, untuk membuat pembukuan sederhana, ini cukup. Ditambah lagi, kamu bisa membaginya dengan anggota tim yang memiliki akun Google.
3. Menggunakan software akuntansi
Ada beberapa software akuntansi yang banyak digunakan bagian finansial, seperti MYOB Accounting, Zahir, dan Accurate.
Umumnya, software tersebut menawarkan biaya langganan kalau mau akses penuh. Kelebihannya, software jenis ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan cocok untukmu yang punya budget lebih.
Semoga penjelasan dan contoh pembukuan online shop sederhana tersebut bisa bantu kamu mengelola kas bisnis lebih baik. Baca juga tips-tips seputar jualan online lainnya di blog Yuk Jualan Online dari Lazada.
